解決に取り組んだ課題

民間事業者・自治体間での請求業務をスムーズに進めるためには？

民間事業者・自治体ともにデジタル化の推進を模索する中、自治体における請求業務は依然として紙の請求書によるやり取りが中心になっており、職員が請求書の情報を財務会計システムに入力することでの「作業負担」や「誤入力リスク」がある非効率な事務処理を行わなければならない状況下にありました。
そのため、デジタル化による業務改善が期待されている領域であり、職員の生産性向上につながる新たな業務モデルの確立が求められていました。

グラビス・アーキテクツの役割

複数の業務プロセス改善モデルを作成し、比較検証を行いました。

グラビス・アーキテクツは、請求業務のデジタル化を進める上で最適な業務モデルを把握すべく3つの業務プロセス改善モデルを作成し、各モデルの業務効率化の検証を行い、想定効果および課題を整理しました。なお、検証では共同で実証実験を行った企業とともに一部の業務プロセス改善モデルにおいて、電子請求ソリューションおよび財務会計システムを活用した実機検証も行っています。

各モデル実現の効果と課題を把握し、今後の請求関連業務の改善方針の足掛かりに

1｜連携ツール利用の効果【実機検証】

試算によると、作業時間で約71.5%、年間約3,848時間（約14,238,128円）の削減効果が見込めることが明らかになりました。定性的な観点からは、入力時の精神的負担が少ないこともわかりました。

2｜パッケージ組み込みの効果【実機検証】

作業時間で約58.6%、年間約3,154時間（約11,671,864円）の削減効果があるとわかりました。また、この手法は「１」の結果同様、入力時の精神的負担が少ないだけでなく、日頃利用している財務会計システムの操作で完結するため、職員の操作理解が早いといったメリットも発見されました。

3｜完全デジタル化の効果【机上検証】

完全デジタル化においては、請求業務だけでなく見積・調達・契約等の民間事業者・自治体間の取引に関わるやり取りをデジタル化することで大きな効果が見込めるが、実現のためには、一連のやり取りに関する民間事業者・自治体間の業務やシステムの標準化、ネットワークの整備などが必要で、利害関係者も多く時間を要することがわかりました。
1の連携ツール利用は、財務会計システムの改修やネットワークの変更を伴わず、2のパッケージ組み込みや３の完全デジタル化と比べて導入しやすい業務モデルであるため、自治体の事情に応じて、１の連携ツール利用から2のパッケージ組み込みへ、2のパッケージ組み込みから3の完全デジタル化へと段階的に業務モデルを見直していくということも考えられます。