当該自治体では、文書事務の運用実態や統合文書管理システム、電子決裁システムの状況を踏まえた検討が必要とされていました。現行の事務運用について、業務分析やシステム機能の整理を行い、効率的な事務運用のあり方を検討する状況にありました。また、低コストで運用可能なシステム構築や、再構築手法、システム要件の整理が求められていました。 

現行システムの老朽化や職員の利便性向上、コスト抑制のためにシステムの再構築を行い、公正公平なシステム調達のもと最適なシステム構築事業者を選定することを狙いとし、本案件を通して、下記の問題・課題の解決を目指しました。

〇職員の多様な働き方や、ペーパーレス実現によるコスト削減のため、電子決裁率の向上による業務効率化  
〇職員の業務効率化・コスト削減のため、紙ベースでの事務を前提とした業務からの脱却とセキュリティの担保
〇コスト、機能、品質等を考慮し、費用対効果を最大化する調達仕様書の作成と事業者選定

グラビス・アーキテクツは下記を実施しました。

〇現状の業務分析
〇業務改善方策の検討
〇最適なシステム再構築手法の検討
〇システム要件の定義
〇調達評価基準や評価作成による調達支援

本プロジェクトにより、次の効果を得ることができました。

〇以下の実現に向けたシステム導入の調達仕様書を作成
　⊳公文書管理の適正化及び効率化
　⊳業務量削減による費用対効果への寄与
　⊳国の電子文書、電子決裁の動向や働き方改革への配慮
〇事業者選定における市のスムーズな意思決定に寄与